Huishoudelijk Reglement

Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering

 

 

Hedel, februari  2022

 

 

Wim Ridder        Voorzitter

Christ Brok          Secretaris

Dirkje Quik          Penningmeester

 

 Inhoudsopgave

 

           Algemene bepalingen

                        Artikel 1          Naam

                        Artikel 2          Doel huishoudelijk reglement

                        Artikel 3          Relatie tot de statuten

                        Artikel 4          Acceptatie

       

           Organisatie

                        Artikel 5          Opbouw

                        Artikel 6          Dagelijkse leiding

                        Artikel 7          Commissies

                        Artikel 8          Algemene Ledenvergadering

 

            Lidmaatschappen

                        Artikel 9          Verenigingslidmaatschap

 

            Openstelling van de vereniging

                        Artikel 10        Reguliere speeltijden

                        Artikel 11        Openingstijden

                        Artikel 12        Sluiting

                        Artikel 13        Evenementen

                        Artikel 14        Toegang tot de vereniging

 

            Verenigingslogo en kleding

                        Artikel 15        Verenigingslogo         

                        Artikel 16        Verenigingskleding

 

            Financiën

                        Artikel 17        Contributie

                        Artikel 18        Onkostenvergoedingen

                        Artikel 19        Commerciële activiteiten

           

            Media

                        Artikel 20        Nieuwsbrief

                        Artikel 21        Contact met de media

                        Artikel 22        Website van de vereniging

 

            Alcohol en roken

                        Artikel 23        Roken

                        Artikel24         Alcohol

 

            Overige bepalingen

                        Artikel 25        Overige bepalingen

 

 ALGEMENE  BEPALNGEN

 

Artikel 1 – Naam

 

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing voor Pétanque-Vereniging Hatalle te Hedel (hierna genoemd 'vereniging”) en haar verenigingsleden.

 

Artikel 2 - Doel huishoudelijk reglement

 

Doel van het huishoudelijk reglement is de vastlegging van de organisatie van de vereniging, alsmede de taken en bevoegdheden van deze organisatie. Het huishoudelijk reglement benadrukt sommige artikelen van en/of is aanvullend op de statuten zoals opgesteld d.d. 4 oktober 2007.

 

Artikel 3 - Relatie tot de statuten

 

Het huishoudelijk reglement mag géén bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten.

 

Artikel 4 - Acceptatie

 

Ieder aspirant-verenigingslid ontvangt bij zijn lidmaatschapsaanvraag een afschrift van het Huishoudelijk Reglement per mail. Acceptatie van het lidmaatschap betekent tevens een instemming met de strekking van het huishoudelijk reglement.

 

ORGANISATIE

 

Artikel 5 - Opbouw

 

1. De organisatie van de vereniging bestaat uit 3 onderdelen:

• Het bestuur
• De verenigingsleden
• Commissies

 

2. Het bestuur bestaat, conform de statuten, uit (tenminste) 3 natuurlijke personen. Er kan op basis van een door de Algemene Ledenvergadering genomen besluit een uitbreiding van het bestuur plaatsvinden.

 

Artikel 6 - Dagelijkse leiding

 

1. De dagelijkse leiding van de vereniging berust krachtens artikel 9 van de statuten bij het bestuur. Het bestuur bestaat uit:
   • Voorzitter
   • Secretaris
   • Penningmeester

 

2. De Voorzitter is in het bijzonder belast met:
   • De algemene leiding van de vereniging.
   • Toezicht houden op het naleven van de statuten en dit huishoudelijk reglement.
   • Coördinatie van de activiteiten van het bestuur en de verenigingsleden.
   • Algemeen toezicht op de administratie en het beheer van de verenigingsmiddelen.
   • Handhaven en bevorderen van een goede samenwerking tussen bestuur en verenigingsleden
   • Vervangen van andere bestuursleden, voor zover binnen het bestuur hierover geen andere afspraken zijn gemaakt.

 

3. De Secretaris is in het bijzonder belast met:
   • Het voeren van de correspondentie.
   • Het beheer van het verenigingsarchief
   • Het samenstellen en actueel houden van de ledenlijst.
   • Het jaarlijks maken van een verslag van de activiteiten van de vereniging
   • Het maken van de notulen van de Algemene ledenvergadering
   • Het maken van de notulen van de bestuursvergaderingen voor intern gebruik in het bestuur
   • Het maken van een besluitenlijst van de bestuursvergaderingen ter openbaarmaking

 

4. De Penningmeester is in het bijzonder belast met:
   • Het financieel beheer van de geldmiddelen van de vereniging
   • Het financieel beheer van het uit verenigingsgelden verworven bezit van de vereniging
   • Het ontvangen van alle de vereniging toekomende toekomende gelden
   • Het verrichten van alle betalingen
   • De controle op het financiële beheer van de accommodatie
   • Het verstrekken van alle gewenste inlichtingen aan de kascommissie
   • Het jaarlijks samenstellen van een financieel verslag
   • Het jaarlijks opstellen van een begroting

 

Artikel 7 – Commissies

 

2. De organisatie van de vereniging kan worden uitgebreid met taakgerichte commissies die een mandaat namens het bestuur hebben bepaalde taken uit te voeren binnen door het bestuur gestelde kaders v.w.b. tijd, geld en middelen. Dergelijke commissies worden aangesteld door het bestuur na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering. De voorzitter van de commissie kan vertegenwoordigd zijn in het bestuur.
3. Vooralsnog kent de vereniging de volgende commissies:

• Kascommissie: deze commissie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering
• De kascommissie bestaat uit tenminste 2 verenigingsleden die geen deel uitmaken van het bestuur.
• Per boekjaar dient tenminste 1 lid van de kascontrolecommissie vervangen te worden door een ander Het laatstgenoemde verenigingslid mag in het vorige boekjaar geen zitting hebben gehad in de kascontrolecommissie.
• De vervanging van de leden van de kascontrolecommissie wordt geregeld via de Algemene Ledenvergadering.
• De kascommissie gaat over tot onderzoek van de rekening en verantwoording over de lopende dan wel laatst verstreken boekjaar
• De kascommissie brengt op de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.
• Het bestuur is verplicht aan de kascommissie alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden der vereniging te tonen en tevens inzage in de boeken en bescheiden der vereniging te geven
• Goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering van het verslag, de rekening en verantwoording hierover strekt het bestuur tot decharge.
• Indien de goedkeuring van de rekening en verantwoording wordt onthouden benoemd de Algemene Ledenvergadering een andere kascommissie bestaande uit ten minste twee verenigingsleden welke een nieuw onderzoek doet van de rekening en verantwoording. Deze nieuwe kascommissie heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder genoemde kascommissie. Binnen drie maanden na benoeming brengt zij aan de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. Wordt ook dan de goedkeuring geweigerd dan neemt  de Algemene Ledenvergadering al die maatregelen welke door haar in het belang van de vereniging nodig worden geacht
• De Penningmeester kan pas van zijn functie worden ontheven nadat de kascommissie daartoe toestemming heeft verleend
• De kascommissie kan gevraagd en ongevraagd advies uit brengen aan het bestuur of aan een Algemene Ledenvergadering inzake haar bevindingen
• Indien zich voor de Kascommissie géén 2 kandidaten beschikbaar stellen dechargeert het bestuur de Penningmeester, nadat alle eerdere benoemde stukken zijn beoordeeld door een extern, erkent, financieel administratie- of accountantskantoor

3. De Algemene Ledenvergadering kan besluiten tot het instellen van een Tuchtcommissie. Indien er géén Tuchtcommissie wordt ingesteld, vervallen de bevoegdheden van de Tuchtcommissie aan het bestuur. Het bestuur kan over gaan tot royeren van een lid indien die zich misdraagt t.o.v. het huishoudelijke reglement c.q. de algemeen geldende gedragsregels.
4. Verder is er nog een commissie Wedstrijdzaken, Accommodatie, Barbezetting, Kantine onderhoud, Techniek, Onderhoud kantine en Beheer website.

 

Artikel 8 - Algemene ledenvergadering

 

• Alle verenigingsleden en ereleden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering. Géén toegang hebben de geschorste verenigingsleden
• Alle gewone verenigingsleden en ereleden hebben ieder één stem. De geschorste verenigingsleden hebben géén stemrecht
• Een verenigingslid heeft géén stemrecht over zaken die hem/haar, zijn echtgenoot of één van de bloed- of aanverwante in rechte lijn betreffen (le & 2e graad).
• Stemming over zaken geschiedt mondeling, over personen geschiedt stemming schriftelijk. Het aannemen van voorstellen bij acclamatie of handopsteking is mogelijk, mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter
• Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen voor zover de statuten niet anders bepalen. Bij staking van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij stemming over personen is degene gekozen die de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen heeft verkregen. Indien niemand de meerderheid heeft verkregen wordt een 2e stemming gehouden tussen de 2 personen die het grootste aantal uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is degene gekozen die bij de 2e stemming de meerderheid der uitgebrachte stemmen heeft. Indien bij die 2e stemming de  stemmen  staken beslist het lot
• Een ter vergadering door de Voorzitter uitgesproken oordeel betreffende een genomen besluit is beslissend. Wanneer echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid wordt betwist vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt
• De Voorzitter van het bestuur of diens plaatsvervanger leidt de Algemene Ledenvergadering. Hij/zij bepaalt de volgorde waarin de te behandelen onderwerpen aan de orde komen
• Van het ter Algemene Ledenvergadering verhandelde worden door de Secretaris of een door de Voorzitter aangewezen verenigingslid notulen opgesteld
• Tijdens de Algemene Ledenvergadering is ieder gewoon verenigingslid of erelid gerechtigd tot het indienen van een motie. Het bestuur is gehouden een dergelijke motie in stemming te brengen mits deze motie wordt gesteund door tenminste 10 gewone verenigings- of ereleden. Besluiten aangaande een dergelijke motie kunnen slechts geldig worden genomen indien tenminste 10% van de stemgerechtigde verenigingsleden aanwezig is

• De Algemene Ledenvergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur
• Als door het bestuur of de Algemene Ledenvergadering wordt besloten tot een referendum is de uitslag geldig als tenminste 50% van de verenigingsleden, ereleden en donateurs hieraan heeft meegedaan, de volstrekte meerderheid van stemmen is doorslaggevend. Bij staking van de stemmen zal opnieuw tot een referendum worden besloten

 

LIDMAATSCHAPPEN

 

Artikel 9 – Verenigingslidmaatschap

 

1. Het maximaal aantal verenigingsleden wordt bepaald door de Algemene Ledenvergadering. Er is géén maximaal aantal verenigingsleden vastgesteld: er geldt vooralsnog géén ledenstop
2. Indien er door omstandigheden moet worden overgegaan tot een ledenstop, geldt die in principe niet voor inwoners van Hedel. Daarna wordt er gekeken naar inwoners van Maasdriel, mensen die een sociale band hebben met Hedel en naar mensen buiten de gemeente.
3. Het verenigingslidmaatschap wordt aangegaan voor tenminste de resterende termijn van het lopende kalenderjaar of voor het eerstvolgende volledige kalenderjaar waarbij het verenigingslidmaatschap ingaat op 1 januari van dat jaar
4. Zodra een aspirant-verenigingslid toetreedt tot de vereniging gaat hij/zij contributie betalen evenredig aan het aantal maanden dat nog rest van dat kalenderjaar.
5. Het contributiejaar loopt van januari t/m december.
6. De vereniging kent de volgende soorten verenigingsleden:
   • Lid
   • Iedereen die contributie betaalt. Elk lid is verplicht om, als vrijwilliger, activiteiten voor de vereniging uit te voeren. Voor leden jonger dan 18 of ouder dan 80 geldt deze verplichting niet. Het bestuur zal deze personen persoonlijk benaderen en met hen hierover in overleg gaan. De werkzaamheden kunnen bestaat uit: kantinediensten, onderhoud van gebouw en banen, meehelpen bij toernooien enz.
   • Erelid
   • Dit is een verenigingslid dat door voor de vereniging verrichte werkzaamheden een dusdanige 'staat van dienst' heeft opgebouwd dat deze wordt aangesteld als “Erelid”
   • Een erelid wordt benoemd door de Algemene Ledenvergadering na voordracht door het bestuur.
   • Een erelid behoeft géén contributie te betalen
   • Niet spelend lid
   • Voor deze leden gelden dezelfde rechten en plichten als voor een lid, echter het bestuur kan voor bepaalde zaken vrijstelling verlenen.

 

7. Elk lid van P.V. Hatalle die werkzaamheden verricht is W.A. verzekerd op het moment dat hij/zij bezig is voor P.V. Hatalle.

 

OPENSTELLING VAN DE VERENIGING

 

Artikel 10 - Reguliere speeltijden

 

1. De vereniging kent reguliere speeltijden voor verenigingsleden. Deze speeltijden zijn:

• Maandag         : van 19:00 tot 22.30 uur.
• Woensdag       : van 13.30 tot 17.30 of van 19:00 tot 22.30 uur.
• Zaterdag         : van 13.30 tot 17:30 uur.

 

2. In de wintermaanden kunnen de speeltijden eventueel vervroegd worden met één half uur. Dit vanwege de temperatuur.

 

Artikel 11 – Openingstijden

 

1. De vereniging is geopend vanaf het begin van de reguliere speeltijd, en vanaf ten minste 30 minuten vóór het begin van een jeu de boulle activiteit. De vereniging wordt geopend door een  verenigingslid dat op die dag voor de bardienst c.q. baanonderhoud is ingedeeld.

2. De vereniging is geopend tot het einde van de reguliere speeltijd of het evenement. Een verenigingslid dat op die dag voor de bardienst is ingedeeld kan besluiten later te sluiten, zulks binnen de voorwaarden die de wet stelt. Als er een bestuurslid aanwezig is, wordt hierover eerst    overleg gepleegd.

3. Indien één uur na opening nog geen andere verenigingsleden aanwezig zijn dan zij die op die dag voor de bardienst zijn ingedeeld, dan kunnen deze verenigingsleden, na telefonisch overleg met een bestuurslid, besluiten de vereniging te sluiten.

 

Artikel 12 - Sluiting

 

1. Het bestuur kan besluiten de vereniging op andere tijden te sluiten, en brengt de verenigingsleden hiervan tijdig in kennis door middel van een schriftelijke mededeling die op de accommodatie wordt opgehangen of onder de verenigingsleden wordt verspreid via de mail.

 2.Op dagen dat een evenement wordt georganiseerd is de vereniging niet        geopend voor andere activiteiten, zoals vrij boulen, tenzij het bestuur              anders beslist.

 

Artikel 13 – Evenementen

 

Evenementen zijn speciale activiteiten die als zodanig door het bestuur zijn aangeduid zoals bijvoorbeeld: Algemene Ledenvergaderingen of toernooien. Indien een evenement samenvalt met de reguliere speeltijd komt de reguliere speeltijd te vervallen.

 

 

Artikel 14 - Toegang tot de vereniging

 

1. De volgende personen hebben toegang tot de speel locatie (al dan niet een speel locatie in eigen beheer) tijdens de reguliere speeltijden:

• Verenigingsleden
• Aspirant-verenigingsleden (na eenmaal te zijn toegelaten door het bestuur, maximaal 4 keer). Hierna dient het aspirant-verenigingslid te beslissen of hij/zij zich als verenigingslid wil aanmelden.
• Gezinsleden van de verenigingsleden
• Andere introducés van verenigingsleden (na te zijn toegelaten door het bestuur).
• Verenigingsleden van andere Pétanque-verenigingen (na te zijn toegelaten door het bestuur).

 

2. Het bestuur bepaalt wie tijdens een evenement wordt toegelaten tot de vereniging, en of hiervoor inschrijving vooraf noodzakelijk is.

3. Het bestuur kan besluiten de vereniging incidenteel voor groepen open te stellen ter promotie van de sport Pétanque'.

4. Het bestuur kan besluiten de vereniging tijdens een evenement open te stellen voor anderen, ter promotie van de vereniging.

5. Leden die diensten te verrichten hebben, hebben ook op andere tijden toegang tot de vereniging.

 

VERENIGINGSLOGO EN KLEDING

 

Artikel 15 - Verenigingslogo

 

1. Het verenigingslogo bestaat uit een geel wapenschild dat omrand is met een blauwe schaduwrand. In het wapenschild zijn 3 halve manen geprojecteerd met hun opening naar boven. Deze manen hebben een blauwe kleur. In ieder van de manen ligt een gekleurde jeu de boules-bal. Deze jeu de boules-ballen hebben de kleuren rood, wit en blauw als een directe verwijzing naar de Nederlandse vlag. De jeu de boules-ballen zijn allen met een blauwe lijn omrand. In het midden van het verenigingslogo is een buutje (doelkogeltje) afgebeeld in de kleur oranje, eveneens omlijnd met een blauwe rand. De voor het buutje gekozen kleur oranje is een verwijzing naar de wimpel behorende bij de Nederlandse vlag. De naam van de vereniging onder het logo is eveneens uitgevoerd in een      

     blauwe kleur en is geschreven in lettertype Harlow Solid ltalic.

2. De voor het verenigingslogo gebruikte kleurstelling is uiteengezet in bijlage A.
3. Gebruik van het verenigingslogo is alleen toegestaan voor in functie zijnde bestuursleden en door het bestuur aangestelde commissies.

4. Publicatie van het verenigingslogo mag alleen na formele toestemming van het bestuur.
5. Het bestuur kan te allen tijde besluiten het verenigingslogo afwijkend te publiceren of te gebruiken v.w.b. vormgeving en/of kleurgebruik.

 

Artikel 16 - Verenigingskleding

 

1. Het tenue van de vereniging bestaat uit:

• -Trui: Basiskleur blauw met opdruk verenigingslogo, in kleur met tekst zoals weergeven in bijlage A,
• -Poloshirt: Basiskleur blauw met opdruk verenigingslogo, in kleur met tekst zoals weergeven in bijlage A

2. De kosten van de verenigingskleding zijn geheel voor het verenigingslid indien hij/zij deze wenst aan te schaffen. 

  3.Verenigingskleding dient te worden aangevraagd bij de verantwoordelijke       persoon onder vermelding  van de gewenste kledingmaten. Kosten                 ontstaan door het incorrect doorgeven van de gewenste kledingmaten           worden in rekening gebracht bij de aanvrager/het betreffende                         verenigingslid.

4. Het gebruik en de aanschaf van verenigingskleding is facultatief.
5. Voor uitwedstrijd is aan te raden een trui of poloshirt te dragen.

 

 

FINANCIËN

 

Artikel 17- Contributies

 

1, De hoogte van het jaarlijkse contributiebedrag wordt bepaald door de              Algemene Ledenvergadering op basis van een voorstel door het                      bestuur.       

2. Zodra een aspirant-verenigingslid toetreedt tot de vereniging gaat hij/zij contributie betalen evenredig aan het aantal maanden dat nog rest van dat kalenderjaar.   

3. Het contributiejaar loopt van januari t/m december.
4. De contributie dient jaarlijks te worden betaald één maand na ontvangst van de factuur van het jaar waarop de te betalen contributie betrekking heeft. Indien de contributie op deze datum niet is ontvangen door de vereniging wordt het betreffende verenigingslid gevraagd dit alsnog te doen.

 

Artikel 18 - Onkostenvergoedingen

 

1. Het bestuur kan besluiten onkostenvergoedingen te betalen aan verenigingsleden voor kosten die zijn gemaakt bij activiteiten ten bate van de vereniging. Gemaakte uitgaven kunnen bij de penningmeester worden gedeclareerd en moeten zo mogelijk door middel van een bonnetje worden aangetoond.

2. Declarabel zijn:
   • Kilometervergoeding, gemaakt voor het regelmatig bevoorraden van de kantine.
   • Telefoonkosten, gemaakt ten bate van de vereniging.
   • Aantoonbare onkosten, gemaakt bij het aanschaffen van prijzen voor toernooien.
   • Aantoonbare onkosten, gemaakt bij het uitvoeren van de onderhoudsdiensten.
   • Andere uitgaven, waarvoor vooraf van het betrokken bestuurslid toestemming is verkregen.
   • Aantoonbare kosten, gemaakt door een bestuurslid

3. De hoogte van de vergoedingen in die gevallen waarin geen bonnetje kan worden overlegd wordt door het bestuur bepaald en dient vooraf met de penningmeester en het betrokken bestuurslid te worden overeen- gekomen.

4. Indien er regelmatig kleine uitgaven worden gedaan, kan worden gewerkt met een voorschot, in overleg met de penningmeester c.q. het betrokken bestuurslid.

 

Artikel 19 - Commerciële activiteiten

 

Het bedrijven van handel op de vereniging is niet toegestaan, uitgezonderd handel door of namens het bestuur in het belang van de vereniging zulks ter beoordeling van het bestuur.

 

Media

 

Artikel 20 – Nieuwsbrief

 

De leden worden via een nieuwsbrief op de hoogte gebracht van het reilen en zeilen van de vereniging. Ook per mail kunnen de leden benaderd worden.

 

Artikel 21 - Contact met de (lokale) media

 

1. Activiteiten die van belang zijn voor de vereniging worden door de secretaris gemeld aan de media.

 

Artikel 22 – Website van de vereniging

 

1. De vereniging exploiteert een eigen homepage: hatalle.nl. Deze homepage wordt beheerd door een door het bestuur aangestelde persoon. Hij/zij is namens PV Hatalle eigenaar van de domeinnaam.
2. Voor de financiering van de homepage onderhoudt de webmaster nauw en regelmatig contact met het
3. De vereniging is per mail bereikbaar: hatalle@ziggo.nl

 

Alcoholgebruik en roken

 

Artikel 23 – Roken

 

1. Het is niet toegestaan te roken op de gehele accommodatie van de vereniging. Uitgangspunt hierbij is dat 'sport' en 'roken' niet bij elkaar Dit geldt ook voor bezoekers in het algemeen en in het bijzonder tijdens de Franse middagen en toernooien.
2. Als een verenigingslid zich niet aan het algeheel rookverbod houdt kan hij/zij hierop worden gewezen door het bestuur.

 

Artikel 24 – Alcohol

 

1. De vereniging schenkt naast verschillende frisdranken ook zwak alcoholische dranken.
2. Het bestuur is middels een derde persoon in het bezit van een gemeentelijke drank- en horecavergunning. Hierdoor voldoet het aan de wettelijke voorschriften.
3. Glaswerk en servies zijn niet toegestaan op en rond de banen.

 

Overige bepalingen

 

Artikel 25 Overige bepalingen

 

1. Wijzigingen in dit reglement behoeven de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. Hiertoe moet ten minste 50 procent van de stemgerechtigde verenigingsleden aanwezig
2. Een wijziging in dit reglement treedt in werking op een door de Algemene Ledenvergadering te bepalen tijdstip, echter nooit met terugwerkende
3. Zaken en/of gebeurtenissen waarin zowel de statuten als het huishoudelijk reglement niet voorzien, worden door het verenigingsbestuur

 

Bijlage A: Verenigingslogo + verenigingskleding